Camões

Centro de Língua Portuguesa


Cidade da Praia - Cabo Verde

[1999 - 2020]

Assistant.e administratif et budgétaire lusophone

Maîtrise du portugais (projet en Angola)

 

Description de la mission

Expertise France est l’agence publique de conception et de mise en œuvre de projets internationaux de coopération technique.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires:

  • gouvernance démocratique, économique et financière;
  • paix, stabilité et sécurité;
  • climat, agriculture et développement durable;
  • santé et développement humain.                                                           

Dans ces domaines, Expertise France assure des missions d’ingénierie et de mise en œuvre de projets de renforcement des capacités, de mobilisation de l’expertise technique ainsi qu’une fonction d’ensemblier de projets faisant intervenir de l’expertise publique et des savoir-faire privés.

Avec un volume d’activité de 148 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

 

Description du projet ou contexte

Expertise France recrute pour son siège basé à Paris: UN(E) ASSISTANT(E) DE PROJETS

SITUATION/POSITION: Direction des Opérations – Département Capital humain et développement social – Pôle Education, formation professionnelle et emploi.

Intégré(e) à la Direction des Opérations et sous l’autorité et la supervision du directeur du département Capital humain et développement social et de la Directrice adjointe et responsable du pôle «Education, formation professionnelle et emploi», qui définit, oriente et encadre son rôle au sein des équipes de chargé(e)s de projets, l’assistant(e) de projets intervient en appui sur la gestion administrative, logistique et financière de projets divers.

 

MISSIONS 

Les principales missions confiées au/à l’assistant(e) de projets sont les suivantes:

Gestion budgétaire:

  • Assure le suivi des dépenses et des factures fournisseurs  (suivi, relance, enregistrement administratif, etc.)
  • Vérifie la conformité des pièces justificatives et factures
  • Vérifie les engagements (conventions de subventions, contrats et accords) 
  • Enregistre les dépenses dans le suivi financier, mise à jour des tableaux de suivi et de clôture comptable selon le calendrier EF et en lien avec le(s) chargé(s) de projets
  • Appuie les chargés de projets dans l’élaboration de rapports financiers auprès de bailleurs (consolidation, constitution des dossiers en vue de la refacturation à la Commission européenne)
  • Appuie l’équipe dans la préparation des procédures d’audit 
  • Assure la liaison avec le département des affaires financières d’Expertise France notamment dans le cas de l’ouverture de comptes en banque projet dans les pays d’intervention

Gestion administrative:

  • Gère les aspects administratifs des dossiers de mobilisation d’expertise et de contrats d’experts : Formatage et enregistrement des documents, impression et photocopies, mise à jour des tableaux de bord
  • Procède à l’indexation, au classement et à l’archivage de documents
  • Gère les tâches administratives de secrétariat
  • Saisit et met en forme des documents
  • Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche documentaires, compilation de documents)
  • Met à jour des tableaux de bord existants
  • Rédige, publie et suit les appels d’offres et appels à experts, en collaboration avec le(s) chargé(es) de projets

Gestion logistique:

  • Contribue à programmer, organiser et assurer le bon déroulé des missions (réservation des billets d’avions, consignes sécuritaires, lien avec les ambassades de France des pays visités, etc.)
  • Assure ou appuie l’organisation logistique d’événements spécifiques (comités de pilotages, séminaires, missions siège, …) : déplacements (billets d’avion, per diem), préparation des dossiers des participants, gestion des relations prestataires (hôtels, restauration, services de traduction, …)
  • Rechercheet contractualisation des différents prestataires nécessaires à la tenue des événements (hôtel, interprètes, techniciens)

Communication:

  • Appuie les activités de communication (, préparation de documents de communication, relations avec les prestataires …)
  • Le cas échéant, développement et administration des outils de communication (comptes de messagerie, site intranet/internet, plate-forme de partage des documents, forum d’échanges)

Développement de nouveaux projets

  • Appuie l’équipe dans le montage d’offres (recherche d’experts, documents administratifs, mise au format de CV, de biographies, impression…)
  • Collecte des documents administratifs requis par les bailleurs
  • Collecte et assemblage des contributions techniques pour les offres

Des déplacements à l’étranger (Angola notamment) sont à prévoir.

 

Profil souhaité
  • Formation supérieure Bac+2/3 type gestion administrative et financière, comptabilité-gestion
  • Expérience souhaitée de 1 an minimum sur un poste similaire, dont idéalement une partie de gestion administrative et financière de projets de coopération
  • Maîtrise du portugais (projet en Angola)
  • Maîtrise de l’anglais souhaitée
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et Powerpoint
  • Compétences en comptabilité et en gestion
  • Méthodique, organisé(e) et réactif(ve)
  • Capacité à travailler dans le respect de délais stricts
  • Bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles (nombreux contacts en interne et en externe)

 

Informations complémentaires

Lieu: 73 rue de Vaugirard, 75006 Paris

Type de contrat: CDI

Date de prise de fonctions: le plus rapidement possible

Rémunération: Selon profil

Date limite de candidature: 29/12/2019 15:18

Aceda a informação adicional, em linha, em: https://bit.ly/2MvmHLz .